2つの役割
ベンリー文字置換には、「溜まったデータをまとめて直す」と「これから入るデータを保存前に防ぐ」という2つの使い方があります。どちらも同じ置換表を使いますが、タイミングと向いている場面が異なります。
表記ゆれが起きる典型例
見た目は同じ文字でも、PDF・名刺OCR・Excel・旧字体入力などから kintone に取り込むと、別の文字コードが混ざることがあります。
| 困りごと | ベンリー文字置換の役割 |
|---|---|
| 「⼯事」と「工事」が別レコードとして残っている | 一括置換で既存データを整理する |
| PDFからコピペした社名が、毎回別文字で保存される | 保存時チェックで入口を塞ぐ |
| Excelのフィルターで同じ名前が別々に出る | 置換表で通常文字へ統一する |
| 手作業での修正が追いつかない | 確認ダイアログ付きで安全に自動化する |
役割① 一括置換（既存データの整理）
レコード一覧画面に表示される「一括置換」ボタンから使います。現在の絞り込み条件に一致するレコードを対象に、置換表どおりに文字列を書き換えます。
- 導入直後に、過去データをまとめて揃えたいとき
- 置換表を更新したあと、既存レコードへ反映したいとき
- 特定条件（例: 未処理ステータス）のレコードだけ直したいとき
本番ライセンスが必要
一括置換の実行には買い切りライセンスの登録が必要です。無料試用中は対象件数の確認のみ可能です。詳しくは一括置換の使い方をご覧ください。
役割② 保存時の入口防御（これから入るデータ）
レコードの追加・編集・一覧インライン編集で保存ボタンを押したときに、対象フィールドの文字列を置換表と照合します。一致があれば確認ダイアログを出す（または設定どおり自動置換する）ことで、表記ゆれの再発を防ぎます。
- 名刺・PDF・Webサイトからのコピペ入力
- スマホからの外出先入力
- 社内ルール（略称→正式名称など）の統一
無料試用でも保存時の置換は利用できます（対象フィールドは1件まで）。詳しくは保存時の入口防御をご覧ください。
おすすめの導入順
- 置換表と対象フィールドを設定する … おすすめ設定を参照
- 保存時チェックで動作を確認する … テストレコードでダイアログと置換結果を確認
- 問題なければ本番運用を開始する … 入口防御で新規データの表記ゆれを防ぐ
- 必要に応じて一括置換で過去データを整理する … バックアップ取得後に実行